未収金対策①と②では⑴未収金を発生させない工夫について、お話をしました。今回は⑵未収金が発生した時の対応についてお話しします。
未収金が発生した時には、概ね次の対応が求められます。
➀未収金が発生した時には、患者さまにいつご入金出来るかを確認します。
②ご住所や連絡先は変わって無いかの確認をします。
③請求書をお渡しします。一度に支払うのが難しそうであれば、分割の取り扱いも提案します。そのためには、予め分割支払いのフォームを作成しておき、正・副ご用意しそこに分割支払い了承のサインをいただくような形がいいと思います。
④未収金の発生伝票を起こし、未収金がいつ、どのような経過で発生したのか、その時の担当者は誰だったのかの記載が必要です。
次回来院時には誰もが未収金のある事が分かるような工夫をしておくべきです。
また、医事システムに未収金を登録出来るのであれば、そこにも登録が必要です。医事システムによっては、未収金を累計でしか持たないとか使い勝手の悪いシステムも有ります。運用ルールをしっかり決めて利用してください。
⑤医療機関では計算モレ等が後で分かり、患者さまが知らないところで未収金が発生する事があります。その時はすぐに連絡を差し上げると共に未収金発生の処理を行います。こういった場合は、特に経過を細かく記載しておく必要があります。また、病院から連絡した日付、連絡した病院職員の名前、お伝えした先方の名前の記載も必要です。その時の担当者しか分からないという事は無いようにしたいものです。
⑥注意しないといけない事は、次回来院時に未収金のある患者さまが来られた時に、確実に未収金のある患者さまだと分かる工夫をする事です。何回も素通りしてから、実はと切り出すのも、双方ともいい気がしません。信頼関係も崩れるかも知れません。
⑦未収金はその日の未収金売り上げとして計上する事も忘れてはいけません。もちろん、未収金の入金があった時には、未収金の入金として債権回収の処理をしないと二重の計上になります。
次回は未収金の回収です。
photo-ac.com/からの画像
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